Contabilización
de la nómina
Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar
cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el
empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta
51.
Para la contabilización de la nómina, utilizaremos
los valores determinados en la Liquidación de la nómina.
En el proceso de contabilización se utilizaran los
siguientes grupos de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nómina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).
Contabilización.
Código
|
Nombre de la cuenta
|
Debito
|
Crédito
|
250505
|
Salarios
por pagar
|
833,862.00
|
|
237005
|
Aportes
E.P.S
|
106,250.00
|
|
237006
|
A.R.P
|
4,437.00
|
|
237010
|
Aportes
parafiscales
|
76,500.00
|
|
238030
|
Fondos
de pensión
|
131,751.00
|
|
261005
|
Cesantías
|
75,037.00
|
|
261010
|
Intereses
sobre las cesantías
|
9,004.00
|
|
261015
|
Vacaciones
|
29,190.00
|
|
261020
|
Prima
de servicios
|
75,037.00
|
|
510506
|
Sueldos
|
700,000.00
|
|
510515
|
Horas
extras
|
50,000.00
|
|
510518
|
Comisiones
|
100,000.00
|
|
510520
|
Auxilio
de transporte
|
50,800.00
|
|
510530
|
Cesantías
|
75,037.00
|
|
510533
|
Intereses
sobre las cesantías
|
9,004.00
|
|
510536
|
Prima
de servicios
|
75,037.00
|
|
510539
|
Vacaciones
|
29,190.00
|
|
510568
|
A.R.P
|
4,437.00
|
|
510569
|
Aportes
E.P.S
|
72,250.00
|
|
510570
|
Aportes
fondo pensiones
|
98,813.00
|
|
510572
|
Aportes
cajas de compensación
|
34,000.00
|
|
510575
|
I.C.B.F
|
25,500.00
|
|
510578
|
Sena
|
17,000.00
|
|
Sumas iguales
|
1,341,068
|
1,341,068
|
Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retención a
un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se
contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado, los embargos
judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y demás descuentos que
deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la
respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvidar, que la empresa solo puede
retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores
autorizados expresamente por el mismo empleado o por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por
concepto de salud y pensión, se considera como una retención de nómina
(deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370
y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de
salud, que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el
trabajador quien lo aporta.
Las Prestaciones sociales se contabilizan en la
cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es
una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el
valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta
25.
Es importante aclarar, que no se debe olvidar a
final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25
como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden
fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base
para el cálculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en
la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla, se debe debitar esta
cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.
Provisiones de nómina
Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se
liquida y contabiliza una nómina, son las provisiones de nómina que se deben
hacer.
Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la
obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a
excepción de algunos que se debe provisionar para pagarlos posteriormente.
Los valores que no se pagan al liquidar la nómina y
que se provisionan para pagarlos en un futuro son los siguientes:
- Prima
de servicios
- Cesantías
- Intereses
sobre cesantías
- Vacaciones
- Viáticos
- Primas
extralegales
Estos valores aunque se liquidan cada mes o
quincena dependiendo del periodo de pago adoptado por la empresa, se pagan en
las fechas que ha establecido la ley, que pueden ser cada año o cada seis
meses.
En el caso de la prima de servicios, se debe pagar
a más tardar el último día de junio y en los primeros 20 días del mes de
diciembre. Las cesantías se deben pagar a comienzos del año siguiente [antes
del 15 de febrero. Los intereses sobre cesantías se deben pagar antes del
31 de enero del siguiente año. Las vacaciones se pagan al momento en que el
trabajador sale a disfrutarlas o cuando termina el contrato de trabajo sin
haberlas disfrutado. Las primas extralegales se pagan en la fecha en que se
hayan pactado en el contrato de trabajo o en la convención colectiva.
Las provisiones de nómina se contabilizan como un
pasivo en la cuenta 2610 y su contrapartida es la correspondiente cuenta del
gasto, que dependiendo del empleado puede ser la 5105 0 5205, o incluso la
cuenta 72 cuando se trata de mano de obra directa en las empresas industriales.
Ajustes contables en las provisiones de nómina
Cada vez que se liquida la nómina, se deben
calcular las diferentes provisiones de nómina como es el caso de la prima de servicios,
las cesantías y
los intereses
sobre cesantías, valores que luego no coinciden con los liquidados
definitivamente, por tanto es preciso proceder a realizar los ajustes
pertinentes.
Las diferentes provisiones de nómina se calculan
mensual, quincenal o semanalmente, según sea el periodo de pago adoptado por la
empresa. Una vez que se hace la liquidación definitiva del respectivo concepto,
el valor liquidado casi nunca coincide con los valores provisionados y
acumulados mensualmente, por lo que se hace necesario ajustar los resultados
acumulados al valor real, es decir, al liquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de
prestaciones sociales, por ejemplo, se hacen por lo general cada seis meses, en
el caso de la prima de servicios y cada año en el caso de las cesantías.
Para efectos prácticos, desarrollaremos un ejemplo
únicamente con la provisión de la prima de servicios, para después realizar
algunos ajustes.
Cuando se liquida la nómina, se provisiona por
concepto de prima de servicios el 8.33% del salario base, el cual vamos a
suponer de $1.000.000.
La provisión correspondiente la prima de servicios
en el caso del ejemplo será de $83.300 y su contabilización será la siguiente:
Cuenta
|
Debito
|
Crédito
|
510536
|
83.300
|
|
261020
|
83.300
|
Cada mes se realizará esta contabilización, de modo
que los valores del pasivo estimado se van acumulando.
Supongamos que después de 6 meses, el valor
acumulado en la cuenta 261020 es de 499.800.
Al realizar la liquidación definitiva, se pueden
presentar tres situaciones. Primero; el valor liquidado y el valor acumulado de
la provisión son iguales. Segundo; el valor liquidado es superior al valor
acumulado de la provisión. Tercero; el valor liquidado es inferior al valor
acumulado de la provisión.
En el primer caso, por obvias razones no se
requiere hacer ningún ajuste, en los dos restantes sí se requiere hacer los
ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este
valor es superior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó un valor inferior al
real, por tanto, el excedente no provisionado [50.200] se debe llevar al gasto,
luego la contabilización será:
Cuenta
|
Debito
|
Crédito
|
510536
|
50.200
|
|
261020
|
50.200
|
En esta situación, el registro contable es
exactamente igual al que se realiza mensualmente cuando se calcula la
provisión.
Segundo supuesto: El valor liquidado es de 450.000. Vemos que este
valor es inferior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó más de lo debido
[49.800], por tanto se llevó al gasto un valor indebido. Para hacer el ajuste
respectivo, la contabilización ha de ser la siguiente:
Cuenta
|
Debito
|
Crédito
|
261020
|
49.800
|
|
425035
|
49.800
|
En esta situación el registro contable es
diferente, puesto que no se afecta el gasto, sino el ingreso, ya que las
cuentas del gasto no se acreditan para realizar algún ajuste por exceso, sino
que en su lugar se utiliza la cuenta de ingresos por recuperaciones [4250].
Una vez que se ha realizado el ajuste respectivo, y
el valor del saldo de la cuenta 261020 es definitivo, es el real, se procede a
cancelar ese valor contra la cuenta 25, cuenta que corresponde a los pasivos
laborales efectivos, puesto que la cuenta 26, corresponde a pasivos
estimados. Para ello, se realiza el siguiente registro contable:
Cuenta
|
Debito
|
Crédito
|
261020
|
xxx
|
|
252001
|
xxx
|
Con este registro contable, la cuenta 261020 debe
quedar en ceros.
Igual procedimiento se realiza con los otros
conceptos de nomina susceptibles de ajustar.
Deducciones de nómina
Es común recibir inquietudes de los usuarios
respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nómina, por lo en éste
documento se tratará de dejar claro en qué consisten las deducciones de nómina
y cuáles son. Posteriormente se tratará el tema de las Apropiaciones de nómina.
Se puede decir que la Nómina se divide en tres
secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
Pues bien, el devengado corresponde a todos los
conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario,
horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos,
etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total
devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado
como remuneración por su trabajo.
Una vez determinado el valor total que un
trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los
conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a
terceros.
Estos conceptos se calculan en la respectiva
Liquidación de la nómina.
Entre los principales conceptos que pueden estar
a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir)
del total devengado, tenemos:
Salud: El trabajador debe estar
afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5%
de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta
el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se
debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de
salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte,
tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al
empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor,
puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al
otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la
que consigna la totalidad del aporte (12.5%).
Pensión: El trabajador también
debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a
cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la
empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25%
(4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión,
este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo
periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al
tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el
pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Fondo de solidaridad pensional:
Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios
mininos, debe aportar un 1% al Fondo
de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste
concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.
Cuotas sindicales: Las cuotas
que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén
afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o
deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los
sindicatos).
Aportes a cooperativas: Las
cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente
constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.
Embargos judiciales: Los
embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados,
deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta
que el juez haya ordenado.
Cuotas de créditos a entidades
financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad
financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado,
pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.
Deudas del empleado con la empresa:
Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las
obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito
que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento
económico que el empleado le haya causado a la empresa.
Retención en la fuente: Si
hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor
correspondiente a Retención en la fuente
por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la
respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
Una vez realizadas todas las deducciones, se
obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el
valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la
quincena.
Una vez hecho el cálculo de los diferentes
conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilización de la nómina.
Comentarios.
Importante: La empresa no puede
descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el
consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.
No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos
no son todos los que pueden existir, sólo son los más comunes. Además, no todos
son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no.
Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los
relacionados con la Seguridad social.
Respecto a los aportes a la seguridad social, se
ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base.
Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los
aportes a seguridad social, será un tema que se tratará en una próxima entrega.
Aquí se ha expuesto de una forma muy general los
diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nómina. En los
siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los
conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales,
Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte.
hola, espero que la persona que redacto esto me pueda contestar,y es que estoy interesado en la parte de la provision de la nomina y sus ajustes y quisiera saber un poco más, esperando me puedas proporcionar bibliografia o alguna fuente de donde pueda conseguir mas informacion.
ResponderEliminarGracias
est
Eliminarme gustaria me ayudaran con las cuentas del PUC para hacer las deducciones de prestamos a empleados, y como contabilizo elpago de la planilla SIMPLE por aportes al fondo de cesantias
ResponderEliminarhola una pregunta en la cuenta 250505 esos valores a que corresponden , no entiendo muy bien gracias ..
ResponderEliminarhola una pregunta en la cuenta 250505 esos valores a que corresponden , no entiendo muy bien gracias ..
ResponderEliminarSalarios por pagar, es la cuenta donde se contabiliza la deuda que queda pendiente con el empleado
EliminarSalarios por pagar, es la cuenta donde se contabiliza la deuda que queda pendiente con el empleado
EliminarMuchas gracias, recien comienzo z lidiar con u programa de calculo de nomina y sus explicacione sme han servido para entender de que se trata. dios los bendiga. gracias
ResponderEliminarOK
ResponderEliminarperra inmunda estúpida lo voy a violar
ResponderEliminarToda esta información es copiada de gerencie.com así que, cuidado con el plagio.
ResponderEliminarcomenten
ResponderEliminarcomenten
ResponderEliminarhola no entiendo los valores de la pension del debe y haber, a mi me salen 102000 y 136000, no entiendo
ResponderEliminarque cuentas utilizo cuando se le hace un prestamo a un empleado
ResponderEliminar1365
Eliminarbuenas tardes una pregunta el salario a pagar de la cuenta 250505 es de 833.862, no entiendo de donde sale este valor, alguien seria tan amable de explicarme, soy nueva en el tema
ResponderEliminarSale de sumar el debe y restarle el haber.
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ResponderEliminar* Seguro para empresario sin efectivo
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Buenas tardes como se maneja en nomina el pago de vacaciones obligaciones laborales y cuando vaya a sacar el promedio de cesantias no pago los dias tomados de vacaciones?
ResponderEliminarescribame aca y te puedo ayudar henrycardenasosorio@gmail.com
ResponderEliminarBuenas noches quisiera saber si cuando se realiza los ajustes de provisiones en lugar de llevarse una cuentas 5105 contra una cuenta 2610, se puede llevar directamente la 5105 contra la 1105 y de este modo hacerse el ajuste al momento de realizar la liquidación
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