jueves, 1 de septiembre de 2011

Conciliación bancaria


Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un proceso que permiteconfrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario:           XXX
(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX
(-) Notas crédito no registradas    XXX
(+) Consignaciones pendientes     XXX
(+) Notas debito no registradas    XXX
(±) Errores en el auxiliar              XXX
= Saldo en libros.                      XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Al finalizar cada mes, los bancos envían a sus clientes el extracto de la cuenta corriente, donde se detallan todas las operaciones realizadas durante el período mensual.

La conciliación bancaria consiste en poner de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo del extracto bancario, mediante el siguiente procedimiento de identificación de los valores y registro tanto en libros como en  el extracto:

1. Para la elaboración de la conciliación bancaria, debe tener los siguientes elementos.

CONCILIACIÓN ANTERIOR

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS







EXTRACTO BANCARIO







CONCILIACIÓN BANCARIA


La conciliación anterior es necesaria porque ella puede tener cheques en mano que fueron cobrados en el banco en el presente mes, remeses en tránsito que también pueden aparecer en el extracto.

2. El proceso de verificación es para encontrar las siguientes situaciones:

Conceptos
Libro
Extracto

Giro de cheques a la vista

x
x

Coinciden
Consignaciones bancarias
x


x
Coinciden
Giro cheques posfechados

x


Cheques en mano
Consignación nacional
x



Remesas tránsito
Consignación local cheques
x



Remesas tránsito
Rendimientos bancarios



x
Ingresos financieros
Chequeras


x

Gastos financieros
Préstamos bancarios



x
Préstamos
Servicio de la deuda interés


x

Gastos financieros
Servicio de la deuda cuota


x

Pago obligaciones
Comisiones bancarias


x

Gastos
Cuota de manejo


x

Gastos
Cheques devueltos


x

Cuentas por cobrar
Impuesto del 4%0


x

Gastos

·    Giro de cheques a la vista, acreditados en el libro de bancos y debitadas en el extracto bancario, las cuales coinciden y no se realiza ninguna operación de ajuste.
·    Consignaciones en el libro auxiliar con las anotadas en el extracto.
·    Giro de cheques posfechados acreditados en el libro de bancos, pero el banco no los conoce o han sido presentados para su pago. Esta situación se presenta en la conciliación disminuyendo el saldo del libro.
·    Consignaciones nacionales conocidas por la empresa mediante Fax y que no han sido efectivas por el banco. La mejor forma de presentarla es en la cuenta 111505 de remesas en tránsito.
·    Los rendimientos bancarios como están registrados por el banco en Nota Crédito por los conceptos de CDT, Devolución de intereses, rendimientos de fondos de inversión no están contabilizados por la empresa, por consiguiente requiere de un asiento contable de ajuste,
·    Los gastos vienen soportados por notas débito bancarias por concepto de chequeras, intereses por préstamos, sobregiros, pago de obligaciones bancarias, hipotecarias, comisiones de remesas de otras plazas, intereses por sobregiro bancario, cheques devueltos que el banco si registro, se debe llevar en una nota de contabilidad de ajuste al gasto de la empresa contra la cuenta de bancos.
·    Los ingresos varios soportados por nota crédito bancario por concepto de ingresos por giros de terceros consignados en la cuenta corriente, consignaciones de terceros por pleitos pendientes no contabilizados por la empresa, se reconocen en nota de contabilidad para debitar la cuenta auxiliar de bancos contra una cuenta de ingresos.
·    Cualquier otra diferencia que contenga de más el extracto o viceversa, son objeto de ajuste contables, hasta demostrar el saldo del extracto bancario certificado.

Los valores determinados en el extracto no contabilizados en los libros auxiliares requieran ajustes contables mediante notas de contabilidad en el período contable en que se detectan porque se busca la objetividad de la información.


La conciliación del período anterior es fundamental en el seguimiento de los valores conciliados, los cuales no aparecen en el libro auxiliar:
·    En la conciliación anterior aparecen los cheques pendientes de cobro (o cheques en mano) los cuales se les hace seguimiento en el extracto actual, sino aparecen seguirán para la siguiente conciliación.
·    Las remesas en tránsito no registradas en el auxiliar durante el mes pero que aparecen al inicio del extracto.

Con el uso del programa de contabilidad se tendrá la oportunidad de editar el libro auxiliar de bancos para conciliar el extracto bancario.

Clases de conciliaciones

Existen dos clases de conciliación más comunes: individual y la conjunta, las cuales requieren para su elaboración del extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos y la conciliación anterior.

Con el extracto bancario de Bancafé y el reporte del libro auxiliar de bancos, se procede a realizar la conciliación individual, que por su importancia es la recomendada en todo tipo de empresa.

BANCO COLOMBIA
                                     NEIVA                           PAG. 1        

CUENTA NO

CLINICA DE MOTOS
Cra. 9  5-92
077-05500-3
Neiva,  ZONA POSTAL

077-05500-3
EXTRACTO EN
NOV/30/2007

Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.
CHEQUES
CHEQUES
CONSIGNA
CIONES
DIA
SALDO
No
Valor
No
Valor


Saldo
a oct.31/07


1.200.000




5.000.000
01
6.200.000
6239
2.000.000


3.000.000
05
7.200.000




2.000.000
10
9.200.000
CR-TC
3.000

CB
3.000.000
15
12.197.000
6240
4.197.000



15
8.000.000



CB
1.000.000
22
9.000.000
6241
3.000.000



22
6.000.000
CR-TC
6.000



25
5.994.000
6242
3.500.000



30
2.494.000
CREDITOS:
6          12.706.000
DÉBITOS:
        14.000.000
PROMEDIO:
2.447.000











CR-TC Tarjeta de crédito.    CD Cheque devuelto.   CB Credibanco.

El estudiante debe conseguir un extracto bancario, para conocer todas las especificaciones y convenciones de cada transacción.

El procedimiento de la conciliación es comparar los débitos y los créditos del extracto con los débitos y créditos realizados en el libro auxiliar de bancos, si lo prefiere puede resaltar o señalar los datos concordantes:

1110          Bancos
111005      Moneda nacional
11100505  Libro Auxiliar de Banco Colombia No. 077-05500-3
2006


DÉBITOS:
CRÉDITOS:
SALDOS:
01-11
01-11
05-11
05-11
10-11
15-11
15-11
22-11
22-11
30-11
30-11
Saldo Inicial
Consignación
Ch 6239 Julio Celis
Consignación
Consignación
Ch 6240 Pedro Martínez
Consignación
Ch 6241 Fernando A  Fierro
Consignación
Ch 6242 Nómina Noviembre
Ch 6243 Reembolso caja menor



5.000.000

3.000.000
2.000.000

3.000.000

1.000.000




2.000.000


4.197.000

3.000.000

3.500.000
300.000
1.200.000
6.200.000
4.200.000
7.200.000
9.200.000
5.003.000
8.003.000
5.003.000
6.003.000
2.503.000
2.203.000
Saldo que pasan:
14.000.000
12.997.000
















Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.

El método consiste en observar las operaciones que realizó el banco y las operaciones que registró la empresa durante el ejercicio y otras que habían sido contabilizadas en el anterior período que se observan en la conciliación anterior, para llevar las diferencias en la conciliación bancaria, en notas de contabilidad, luego al comprobante de contabilidad de ajustes y registrarlas en el libro de bancos y otros libros principales.

La validez del libro auxiliar de bancos se comprueba cuando contiene todas las operaciones realizadas durante el ejercicio contable del mes demostradas y verificadas en el extracto bancario.

CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
 SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR

$2.2003.000
$2.494.000

(+) Cheques en mano:
    Cheque 6243 Martha Pérez
(- )  Notas débito Bancarias:
   Retenciones en la fuente

300.000

 (9.000)

SUMAS IGUALES:
$2.494.000
$2.494.000

Conciliación conjunta: como su nombre lo indica lleva a la par los dos saldos y en cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque de todas maneras se realizarán en el ejercicio económico siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.

CLÍNICA DE MOTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO CAFETERO CUENTA No. 287-05500-3
SALDO SEGÚN EXTRACTO 30/11/04
 SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR

$2.203.000
$2.494.000

(+) Cheques en mano:
    Cheque 6243 Martha Pérez
(- )  Notas débito Bancarias:
   Retenciones en la fuente



 (9.000)

300.000
SUMAS IGUALES:
$2.194.000
$2.194.000

Los valores conciliados en este caso son solamente las notas débito bancaria que son objeto de ajuste al libro auxiliar de bancos, porque los valores dejados de contabilizar por el banco se ejecutarán en el siguiente mes, y serán objeto de seguimiento hasta que se cumpla la transacción.

21. Gastos chequera: si por alguna razón se olvido registrar el valor de la chequera por el valor de $150.000 se procede en consecuencia:

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
530505
Gastos bancarios
150.000

111005
Moneda nacional

150.000
Registra el gasto por concepto de chequeras

22. Comisiones bancarias: se pueden dar por múltiples conceptos, por consignaciones de otras plazas, cobro de cheques, para el presente caso el extracto reporta $20.000.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000

111005
Moneda nacional

20.000
Registra el gasto por concepto de comisiones bancarias

23. Cuota de manejo: cuando el banco le vende todo el paquete a las empresa, por ejemplo: chequera, tarjeta débito para los directores, tarjetas crédito, etc., estos servicios tienen una cuota de manejo, que se lleva a las cuentas:

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000

111005
Moneda nacional

20.000
Registra el gasto por concepto de manejo de cuota

24. Cheques devueltos: si el banco devolvió un cheque por $300.000 y la empresa no conoce de tal situación se debe generar el siguiente registro de ajuste.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
530515
Comisiones
20.000

111005
Moneda nacional

20.000
Registra el gasto por concepto de cheques devueltos

25. Ingresos bancarios: se pueden dar por conceptos de rendimientos, por otros valores recaudados a favor de la empresa, si corresponden a ingresos se registra.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
111005
Moneda nacional
50.000

421005
Intereses

20.000
421045
Descuentos bancarios

30.000
Registra el ingreso por concepto de intereses y descuentos bancarios

26. Servicio de la deuda: es posible que el banco descontó de la cuenta el servicio de la deuda compuesta por $1250.000 cuota de capital y $200.000 por concepto de intereses, en este caso se registra.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
210510
Pagarés
1.250.000

530505
Financieros
200.000

111005
Moneda nacional

1.450.000
Registra el pago del servicio de la deuda de capital e intereses

27. Retenciones practicadas por el banco: del caso anterior en particular resultaron las retenciones en la fuente hechas por el banco sobre las consignaciones de tarjetas de crédito por la suma de $9.000 ($3.000+6.000) y que no habían sido tenidas en cuenta por la empresa, asimismo el banco no había registrado un cheque porque no había sido cobrado por el beneficiario, situaciones que fueron conciliadas. El único ajuste contable que resulta de esta conciliación es la nota  de contabilidad por las retenciones practicadas por el banco por concepto de credibancos.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
530505
Gastos bancarios
9.000

111005
Moneda nacional

9.000
Registra pago de retenciones por concepto de consignaciones de tarjeta

28. Impuesto del 4 por 1000: en Colombia a partir del 1 de enero de 2004 se implementó el impuesto del 3X1000 y ahora se aplica el 4×1000 por cada retiro que se haga de las cuentas bancarias: ahorros, tarjeta débito o cuenta corriente. El valor inicialmente se consideró como una contribución, pero el legislador le dio carácter de impuesto agregándose a la carga tributaria del impuesto de renta.

El impuesto se detalla en los extractos bancarios al finalizar cada mes y se lleva a la cuenta 521595 Otros: Contribuciones. Ejemplo por retiros de $200.000.000 durante el mes genera un impuesto de $800.000.

Códigos
Cuentas
Débitos
Créditos
521595
Contribuciones
800.000

111005
Moneda nacional

800.000
Registra el descuento del 4 por 1000 sobre retiros de cuenta corriente

¿Qué valores se suma y se restan en la conciliación? los valores que se suman o restan de los saldos, depende de la metodología de conciliación:

Conciliación individual
Saldo del libro auxiliar
Saldo del extracto bancario
Se suman:

Cheques en mano

Notas crédito bancario

Se restan:

Consignaciones en tránsito

Notas débito bancario


Conciliación conjunta
Saldo del libro auxiliar
Saldo del extracto bancario
Se suman:
Se suman:
Notas crédito bancario
Consignaciones en tránsito
Se restan:
Se restan:
Notas débito bancario
Cheques en mano


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