jueves, 1 de septiembre de 2011

Contabilización de la nómina


Contabilización de la nómina
Una vez liquidada la nómina., se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.
Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la Liquidación de la nómina.
En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nómina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).
Contabilización.
Código
Nombre de la cuenta
Debito
Crédito
250505
Salarios por pagar
833,862.00
237005
Aportes E.P.S
106,250.00
237006
A.R.P
4,437.00
237010
Aportes parafiscales
76,500.00
238030
Fondos de pensión
131,751.00
261005
Cesantías
75,037.00
261010
Intereses sobre las cesantías
9,004.00
261015
Vacaciones
29,190.00
261020
Prima de servicios
75,037.00
510506
Sueldos
700,000.00
510515
Horas extras
50,000.00
510518
Comisiones
100,000.00
510520
Auxilio de transporte
50,800.00
510530
Cesantías
75,037.00
510533
Intereses sobre las cesantías
9,004.00
510536
Prima de servicios
75,037.00
510539
Vacaciones
29,190.00
510568
A.R.P
4,437.00
510569
Aportes E.P.S
72,250.00
510570
Aportes fondo pensiones
98,813.00
510572
Aportes cajas de compensación
34,000.00
510575
I.C.B.F
25,500.00
510578
Sena
17,000.00
Sumas iguales
1,341,068
1,341,068
Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retención a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado, los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado o por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión, se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina.), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud, que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta.
Las Prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar, que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la Renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

Provisiones de nómina

Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando se liquida y contabiliza una nómina, son las provisiones de nómina que se deben hacer.
Cuando se liquida una nómina, la empresa tiene la obligación de pagar al trabajador inmediatamente los valores liquidados a excepción de algunos que se debe provisionar para pagarlos posteriormente.
Los valores que no se pagan al liquidar la nómina y que se provisionan para pagarlos en un futuro son los siguientes:
  • Prima de servicios
  • Cesantías
  • Intereses sobre cesantías
  • Vacaciones
  • Viáticos
  • Primas extralegales
Estos valores aunque se liquidan cada mes o quincena dependiendo del periodo de pago adoptado por la empresa, se pagan en las fechas que ha establecido la ley, que pueden ser cada año o cada seis meses.
En el caso de la prima de servicios, se debe pagar a más tardar el último día de junio y en los primeros 20 días del mes de diciembre. Las cesantías se deben pagar a comienzos del año siguiente [antes del 15 de febrero.  Los intereses sobre cesantías se deben pagar antes del 31 de enero del siguiente año. Las vacaciones se pagan al momento en que el trabajador sale a disfrutarlas o cuando termina el contrato de trabajo sin haberlas disfrutado. Las primas extralegales se pagan en la fecha en que se hayan pactado en el contrato de trabajo o en la convención colectiva.
Las provisiones de nómina se contabilizan como un pasivo en la cuenta 2610 y su contrapartida es la correspondiente cuenta del gasto, que dependiendo del empleado puede ser la 5105 0 5205, o incluso la cuenta 72 cuando se trata de mano de obra directa en las empresas industriales.

Ajustes contables en las provisiones de nómina

Cada vez que se liquida la nómina, se deben calcular las diferentes provisiones de nómina como es el caso de la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre cesantías, valores que luego no coinciden con los liquidados definitivamente, por tanto es preciso proceder a realizar los ajustes pertinentes.
Las diferentes provisiones de nómina se calculan mensual, quincenal o semanalmente, según sea el periodo de pago adoptado por la empresa. Una vez que se hace la liquidación definitiva del respectivo concepto, el valor liquidado casi nunca coincide con los valores provisionados y acumulados mensualmente, por lo que se hace necesario ajustar los resultados acumulados al valor real, es decir, al liquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales, por ejemplo, se hacen por lo general cada seis meses, en el caso de la prima de servicios y cada año en el caso de las cesantías.
Para efectos prácticos, desarrollaremos un ejemplo únicamente con la provisión de la prima de servicios, para después realizar algunos ajustes.
Cuando se liquida la nómina, se provisiona por concepto de prima de servicios el 8.33% del salario base, el cual vamos a suponer de $1.000.000.
La provisión correspondiente la prima de servicios en el caso del ejemplo será de $83.300 y su contabilización será la siguiente:
Cuenta
Debito
Crédito
510536
83.300
261020
83.300
Cada mes se realizará esta contabilización, de modo que los valores del pasivo estimado se van acumulando.
Supongamos que después de 6 meses, el valor acumulado en la cuenta 261020 es de 499.800.
Al realizar la liquidación definitiva, se pueden presentar tres situaciones. Primero; el valor liquidado y el valor acumulado de la provisión son iguales. Segundo; el valor liquidado es superior al valor acumulado de la provisión. Tercero; el valor liquidado es inferior al valor acumulado de la provisión.
En el primer caso, por obvias razones no se requiere hacer ningún ajuste, en los dos restantes sí se requiere hacer los ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este valor es superior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó un valor inferior al real, por tanto, el excedente no provisionado [50.200] se debe llevar al gasto, luego la contabilización será:
Cuenta
Debito
Crédito
510536
50.200
261020
50.200
En esta situación, el registro contable es exactamente igual al que se realiza mensualmente cuando se calcula  la provisión.
Segundo supuesto: El valor liquidado es de 450.000. Vemos que este valor es inferior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó más de lo debido [49.800], por tanto se llevó al gasto un valor indebido. Para hacer el ajuste respectivo, la contabilización ha de ser la siguiente:
Cuenta
Debito
Crédito
261020
49.800
425035
49.800
En esta situación el registro contable es diferente,  puesto que no se afecta el gasto, sino el ingreso, ya que las cuentas del gasto no se acreditan para realizar algún ajuste por exceso, sino que en su lugar se utiliza la cuenta de ingresos por recuperaciones [4250].
Una vez que se ha realizado el ajuste respectivo, y el valor del saldo de la cuenta 261020 es definitivo, es el real, se procede a cancelar ese valor contra la cuenta 25, cuenta que corresponde a los pasivos laborales efectivos,  puesto que la cuenta 26, corresponde a pasivos estimados. Para ello, se realiza el siguiente registro contable:
Cuenta
Debito
Crédito
261020
xxx
252001
xxx
Con este registro contable, la cuenta 261020 debe quedar en ceros.
Igual procedimiento se realiza con los otros conceptos de nomina susceptibles de ajustar.

Deducciones de nómina

Es común recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nómina, por lo en éste documento se tratará de dejar claro en qué consisten las deducciones de nómina y cuáles son. Posteriormente se tratará el tema de las Apropiaciones de nómina.
Se puede decir que la Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.
Estos conceptos se calculan en la respectiva Liquidación de la nómina.
Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:
Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina, y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).
Pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%)  y el trabajador aporta el restante 25% (4%).  Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.
Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.
Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos).
Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.
Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado.
Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.
Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.
Retención en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.
Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.
Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilización de la nómina.
Comentarios.
Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.
No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, sólo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la Seguridad social.
Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social, será un tema que se tratará en una próxima entrega.
Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nómina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte.

1 comentario:

  1. hola, espero que la persona que redacto esto me pueda contestar,y es que estoy interesado en la parte de la provision de la nomina y sus ajustes y quisiera saber un poco más, esperando me puedas proporcionar bibliografia o alguna fuente de donde pueda conseguir mas informacion.
    Gracias

    ResponderEliminar