¿Cómo se castiga la cartera?

¿Cómo se castiga la cartera?

Como de costumbre, tratamos de resolver las inquietudes que nuestros usuarios plantean en el sistema de comentarios o que nos envían por correo electrónico. Esta vez nos han preguntado cómo se castiga la cartera.

La expresión “castigar la cartera” es propia de los contadores públicos, pues es su trabajo realizar este procedimiento.

Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de provisión de cartera, que es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar.

Cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y la empresa razonablemente considera que nunca la pagara, se procede a “castigar” esa cartera contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.

Así las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un análisis de su cartera, identifica y clasifica aquella cartera [cuentas por cobrar a clientes] según los tiempos de vencimiento, es esto es, según el tiempo que ha transcurrido desde cuando el cliente debió pagar.

Para castigar la cartera, se recurren a dos métodos reconocidos por la ley colombiana: provisión general y provisión individual.

En la provisión general, por ejemplo,  al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:

• Entre 3 y 6 meses de vencidas
• Entre 6 y 12 meses de vencidas
• Más de 12 meses de vencidas

Supongamos ahora  que la empresa tiene los siguientes valores de cartera vencida:

• Entre 3 y 6 meses $10.000.000
• Entre 6 y 12 meses $6.000.000
• Más de 12 meses $4.000.000

Entonces la provisión será:

10.000.000*5% = 500.000

6.000.000*10% = 600.000

4.000.000*15% =600.000

Total provisión 1.700.000

El valor que se determine como provisión, es el que se lleva a un gasto, acreditando previamente la cuenta de clientes en el activo, puesto que esta cuenta se debe disminuir ya que el cliente no pagará.

Si en la cuenta 130505 tenemos un saldo de $20.000.000 y aplicando la provisión general da un monto de $1.700.00 haremos la siguiente contabilización:

Cuenta	Debito	Crédito
519910	1.700.000
139905		1.700.000

Aquí hemos castigado la cartera por $1.700.000, de modo que en la cuenta del activo sólo quedará la suma de $18.300.000.

Contabilización de la provisión de cartera

La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.

La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.

Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.

La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.

Pues bien, el registro contable de la provisión es el siguiente:

Cuenta	Debito	Crédito
519910	100.000
139905		100.000

La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.

La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de mora de cada cuenta.

¿Qué es la provisión de cartera?

El tema de la provisión de carera es uno de los más recurridos en Gerencie.com, por lo que trataremos de explicar de qué se trata la provisión de cartera..

En primer lugar trataremos de definir de una forma muy general lo que es cartera. La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente  que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.

Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas.

Así que la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera. En Colombia existen dos métodos  para el cálculo de la provisión de cartera: el método general y el método individual..

El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un debito a la cuenta de gastos.

La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qué es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado.

Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta, se estaría mostrando algo de que la empresa nunca podrá disponer.

Contabilización de la recuperación de cartera provisionada

Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisión.

Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo inicial.

Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión realizada en un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.

Cuando se realiza una provisión, la contabilización es:

Cuenta	Debito	Crédito
519910	1.000.000
139905		1.000.000

Supongamos ahora que en el mismo año la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada.

La contabilización de esa recuperación será:

Cuenta	Debito	Crédito
139905	500.000
519910		500.000

En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisión acertada, pero el decreto 2650 o plan único de cuentas para comerciantes, en la dinámica de la cuenta 5199 contempla:

(…)

CREDITOS
a. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio.
b. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo año, se debe revertir la cuenta de gastos por provisión.

Ahora supongamos que en el siguiente año se recupera el resto de cartera provisionada, es decir, los $500.000 restantes.

La contabilización, por corresponder a una cartera provisionada  un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera:

Cuenta	Debito	Crédito
139905	500.000
425035		500.000

En este caso, la recuperación de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta.

Para determinar el monto deducido por provisión de cartera se toma como referencia el gasto y no el activo

Una de las razones para cuestionar sin complejos de inferioridad las actuaciones administrativas de la Dian, es el hecho de que estas actuaciones son realizadas por personas como cualquiera de nosotros,  y por tanto,  pueden equivocarse, y mucho.

Una de esas grandes equivocaciones cometidas por funcionarios de la Dian, tiene que ver con la determinación del monto de la provisión deducida por el contribuyente, monto que fue determinado considerando el activo en lugar de considerar el gasto.

Resulta que si se mira la provisión de cartera en el activo, esta puede ser superior a la provisión de cartera presente en el gasto, puesto que la provisión de cartera en el activo es acumulativa, y de allí que se conoce como provisión acumulada, ya que año a año se va a acumulando la respectiva provisión.

En cambio, la provisión presente en el gasto es la que efectivamente se realiza en cada periodo gravable, debido que esta es cancelada al fin de año cuando se hace el cierre contable. Recordemos que todas las cuentas de ingresos y gastos se cancelan contra la cuenta 59, que luego es cancelada también contra la respectiva cuenta del patrimonio. No hay forma que un gasto por provisión se pase y se acumule en el año siguiente, como sí sucede con la provisión en el activo.

Esta garrafal equivocación fue advertida por el Consejo de estado, sección cuarte en reciente sentencia del día 27 de mayo de 2010, expediente 16800. Interesante sentencia para consultar.

Desde hace muchos años la Dian ha trabajado en una estrategia para crear miedo, terror y zozobra en el contribuyente. Recordemos la pauta comercial en la que se utilizaron feroces perros, o en la reciente pauta donde nos advierten que saben todo de nosotros.

Lo que en el fondo de ha buscado con este tipo de intimidaciones, creemos que no es otra cosa que atemorizar al contribuyente para que haga las cosas bien en primer lugar, y en segundo lugar, para que no se atreva a cuestionar las actuaciones administrativas que profiera la Dian, y es allí donde el contribuyente no se puede dejar presionar, puesto que los funcionarios de la Dian se equivocan constantemente, resultándole fácil al contribuyente controvertir las pretensiones de la Dian.

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